Comment gérer un projet de digital asset management?

La gestion des médias numériques est devenue une priorité pour les entreprises qui souhaitent optimiser l'efficacité de leurs ressources créatives. Que vous soyez une petite entreprise ou une multinationale, la mise en place d'un système de Digital Asset Management (DAM) comme Keepeek est cruciale pour centraliser, organiser et distribuer vos contenus numériques. Voici quelques conseils pour aborder la gestion d’un projet de DAM avec succès.

Comprendre les Fondamentaux du Digital Asset Management

Avant de plonger dans un projet de DAM, il est essentiel de comprendre les bases. Il consiste à centraliser tous les médias numériques (images, vidéos, documents, fichiers audio, etc ) sur une seule plateforme. Ce dernier va permettre une recherche et une récupération rapides, tout en garantissant la sécurité des données.

Les principaux bénéfices du DAM Keepeek:

• Amélioration de la productivité
• Réduction des coûts de production
• Accès rapide et sécurisé aux contenus
• Gestion des droits d’utilisation

Évaluer vos Besoins

Avant de vous lancer dans la mise en place de votre logiciel de Digital Asset Management, commencez par évaluer vos besoins spécifiques. Voici quelques questions à vous poser :

• Combien de médias numériques gérez-vous ?
• Lesquels sont vraiment utiles à vos utilisateurs
• Qui aura accès au système (équipes marketing, design, partenaires, clients) ?
• Quels formats de fichiers utilisez-vous régulièrement ?
• Avez-vous besoin de fonctions spécifiques comme une structure fine de métadonnées, une gestion complexe des droits d’utilisation ou l'intégration avec d'autres outils (PIM, ECommerce, CMS, etc.) ?

Impliquer les Parties Prenantes

La gestion d'un projet de DAM ne se limite pas à la mise en place de l’outil Keepeek. Il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes dès le début. Identifiez les utilisateurs clés dans chaque service (marketing, communication, équipes créatives, service IT, juridique) et assurez-vous qu'ils comprennent son importance. Leur retour sur les fonctionnalités et leur participation à la formation sont primordiaux pour la réussite du projet.

Organiser les Medias

Avant de migrer vos fichiers vers Keepeek prenez le temps d’organiser vos médias :

• Classez les fichiers par catégories logiques (type de contenu, campagne, projet).
• Attribuez des métadonnées pour faciliter la recherche (dates, auteurs, types de licence).
• Supprimez les doublons et les fichiers obsolètes.

Un DAM bien organisé améliore la recherche et la rapidité d’accès aux fichiers.

Former vos Équipes

La réussite d’un projet de DAM repose également sur la capacité des équipes à utiliser efficacement la plateforme Keepeek. Proposez des sessions de formation adaptées aux différents rôles dans l’entreprise. Les équipes marketing n’auront pas les mêmes besoins que les équipes de création ou IT. Assurez-vous que chacun comprend comment utiliser le logiciel et l’importance de maintenir des fichiers bien organisés.

Suivre et Optimiser l’Utilisation du DAM

Une fois Keepeek déployé, il est essentiel de suivre son utilisation. Identifiez les points d’amélioration en analysant :

• Le nombre de connexion des équipes.
• Les statistiques d’import et de téléchargement
• Les retours d’expérience des utilisateurs sur la facilité d’utilisation.
• Le nombre de médias dans la base
• La diminution du nombre de demande pour obtenir un média

En fonction des retours, n’hésitez pas à ajuster la configuration du DAM, ajouter des formations ou modifier l’organisation des fichiers.

Conclusion

La gestion d’un projet de Digital Asset Management avec Keepeek nécessite une planification rigoureuse et une implication active des équipes. En  impliquant les bonnes personnes, et en optimisant constamment les processus, vous maximiserez la valeur de vos actifs numériques tout en améliorant l'efficacité de vos équipes.

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